Nextcloud: Datenhoheit und zusätzliche Funktionen
Apps, die Nextcloud zur zentralen Produktivitätsplattform machen – privat und professionell!
Wie einfach eine Nextcloud zu betreiben ist, und wie günstig die erforderliche Hardware dafür ist, wird inzwischen fast überall beschrieben. Doch die meisten Nutzer können sich nicht vorstellen, dass sie all die Cloud-Dienste, die sie nutzen, für einmalig ca. 50€ (Intel Core i5, 16GB RAM, 128GB SSD) neben ihre Fritzbox stellen können.
Nextcloud ist weit mehr als nur ein Online-Speicher für Dateien; es hat sich zu einer umfassenden Plattform für Produktivität und Zusammenarbeit entwickelt. Durch eine Vielzahl von einfach nachinstallierbaren Apps (per Klick) lässt sich der Funktionsumfang von Nextcloud modular erweitern, um so eine maßgeschneiderte Lösung für private Anwender und Unternehmen gleichermaßen zu schaffen, die Wert auf Datensouveränität legen. Im Folgenden werden ich einige nützliche Applikationen vorstellen, die den Nextcloud-Alltag für mich bereichern.
Apps in Nextcloud installieren
Bevor spezifische Applikationen betrachtet werden, sei kurz erwähnt, wie Erweiterungen in Nextcloud generell hinzugefügt werden. Die meisten Apps können mit nur einem Klick direkt aus der integrierten App-Bibliothek von Nextcloud installiert und aktiviert werden. Diese Bibliothek ist über das Nextcloud-Administrationsinterface zugänglich und bietet eine breite Auswahl an offiziellen und von der Community entwickelten Apps.
Nextcloud Phonetrack
Seitdem Google Maps die Zeitachse eingestellt hat, man diese also nurnoch auf dem lokalen Telefon vorhalten kann, nutze ich Phonetrack in meiner Nextcloud. So kann ich genau nachvollziehen, wann ich wo war. Da jeder Datenpunkt mit mit Richtung und Geschwindigkeit etc. versehen ist, erübrigt sich auch das führen eines Fahrtenbuches.
Nextcloud News
Ich hatte bereits über selfhostet RSS-Feeds berichtet. Aktuell kann ich mich nicht zwischen Fresh-RSS und Nextcloud News entscheiden.
Michael Meister
Die App Nextcloud News dient als ein leistungsfähiger RSS-Feed-Reader. Auch wenn RSS als Technologie schon etwas älter erscheinen mag, stellt es immer noch eine der besten Methoden dar, Nachrichten von ausgewählten Webseiten zu aggregieren, ohne von Algorithmen bevormundet zu werden.
Nextcloud News ermöglicht es, Feeds zu importieren (z.B. über eine OPML-Datei) oder manuell Webseiten-URLs hinzuzufügen. Die App kann Feeds oft automatisch erkennen, selbst wenn keine explizite RSS-Schaltfläche auf der Webseite vorhanden ist. Artikel können direkt im Reader gelesen oder auf der Originalwebseite aufgerufen werden. Eine praktische Funktion ist die Organisation von Feeds in Ordnern. Bemerkenswert ist auch, dass YouTube-Kanal-URLs hinzugefügt werden können, um neue Videos direkt im Feed-Reader zu verfolgen. Für Desktop-Nutzer, die eine native Anwendung bevorzugen, lässt sich Nextcloud News abseits der Webseite beispielsweise mit Clients wie NewsFlash für GNOME synchronisieren. Unter iPhone oder Android gibt es passende Apps.
Nextcloud Notes
Ich nutze Markdown Notizen als zentralen Speicherort für meine Ideen. Der Ordner, den Nextcloud dafür nutzt, ist mein Obsidian Vault. So kann ich nicht nur auf der Webseite meiner Nextcloud Notizen anlegen, sondern auch direkt mit meinem meistgenutzten Markdown-Editor Dokumente verfassen, ohne gleich mit Office-Paketen ins Rennen gehen zu müssen.
Michael Meister
Notes ist bewusst einfach gehalten und unterstützt grundlegendes Markdown für die Formatierung (Titel, Fett, Kursiv, Sektionsüberschriften, Aufzählungen...). Die Notizen werden als einzelne Markdown-Dateien gespeichert, was eine hohe Portabilität gewährleistet, da aus ihnen leicht andere Formate erstellt werden können, wie Webseiten oder auch LaTeX Dokumente. Aber natürlich lässt sich solch ein Dokument auch einfach in Word öffnen, falls man dazu gezwungen ist. Ich habe mal eine Liste gängiger Dateiformate erstellt, die aus Markdown besonders leicht erstellt werden können:
📄 Dokumentformate
- HTML (
html,html5) - Microsoft Word (
docx) - OpenDocument Text (
odt) - Rich Text Format (
rtf) - EPUB (
epub,epub2,epub3)
📊 Präsentationsformate
- PowerPoint (
pptx) - LaTeX Slides (klassisch)
Ein großer Vorteil ist auch die Synchronisation mit verschiedenen Desktop- und mobilen Clients. So können Notizen, die auf dem Desktop beispielsweise mit der GNOME-Anwendung Iotas (welche sich mit dem Nextcloud-Konto verbinden und synchronisieren kann) erstellt wurden, nahtlos auf Mobilgeräten über Apps wie CloudNotes für iOS oder die Nextcloud Notes Android App weiterbearbeitet werden. Nextcloud unterstützt zudem Versionierung für Notizen, sodass bei Bedarf auf frühere Stände zurückgegriffen werden kann.
Nextcloud Collectives
Wenn die Anforderungen über einfache Notizen hinausgehen und eine strukturierte Wissensdatenbank oder ein Wiki benötigt wird, kommt Nextcloud Collectives ins Spiel. Diese App kann als eine schlankere, schnellere Alternative zu Systemen wie Confluence betrachtet werden.
Collectives ermöglicht das Erstellen von sogenannten "Kollektiven", in denen Seiten hierarchisch organisiert werden können (Unterseiten, Vorlagen). Es unterstützt eine erweiterte Markdown-Syntax, inklusive der Möglichkeit, Bilder und Emojis einzubinden. Mehrere Nutzer können kollaborativ an Seiten arbeiten. Für die Navigation innerhalb umfangreicher Kollektive können Seiten-Outlines und Links zwischen den Seiten genutzt werden. Derzeit gibt es noch keine dedizierten mobilen Apps für Collectives, der Zugriff erfolgt über die Weboberfläche.
Ich muss gestehen, dass ich Collectives nicht ernsthaft nutze, da ich meine Ordnerstruktur innerhalb von Obsidian anlege. Durch die Synchronisation mit Nextcloud Notes, habe ich auch hier einer entsprechende Ordnerstruktur. Sie spiegelt sich dann in den Tags wieder.
Nextcloud Tasks & Deck
Für die Organisation von Aufgaben und Projekten bietet Nextcloud zwei sich ergänzende Apps: Nextcloud Tasks und Nextcloud Deck.
Tasks ist eine klassische Aufgabenverwaltung. Es können mehrere Listen erstellt und Aufgaben mit Details wie Tags, Start- und Fälligkeitsdaten, Prioritäten und einem Fortschrittsstatus versehen werden. Aufgaben können auch Notizen und Unteraufgaben enthalten. Für den Desktop-Zugriff empfiehlt sich die GNOME-Anwendung Endeavour (nicht zu verwechseln mit der Linux-Distribution), die sich mit dem GNOME Online-Account und somit mit Nextcloud Tasks synchronisiert. Auf Mobilgeräten können CalDAV-kompatible Apps wie die Apple Reminders App (iOS) oder OpenTasks (Android) genutzt werden, da Nextcloud Tasks auf dem CalDAV-Standard basiert.
Nextcloud Deck ergänzt Tasks um eine Kanban-Board-Ansicht. Es visualisiert Aufgaben (die hier Karten genannt werden) in Spalten, die verschiedene Bearbeitungsstadien repräsentieren können (z.B. "Geplant", "In Arbeit", "Veröffentlicht"). Deck greift dabei auf die Aufgaben aus Nextcloud Tasks zurück und bietet so eine grafischere Übersicht über Projekte. Diese Karten (Aufträge) können an verschieden User deligiert werden, die dann einen Status in ihre Karten eintragen können. So hat man einen guten Gesamtüberblick über ein Projetk. Auch für Deck gibt es iOS- und Android-Apps.
Nextcloud Passwords
Ein eigener, selbstgehosteter Passwort-Manager ist mit Nextcloud Passwords realisierbar. Der entscheidende Vorteil gegenüber kommerziellen Cloud-Diensten ist die volle Kontrolle über die eigenen, sensiblen Daten. Die Sicherheit wird durch eine Ende-zu-End-Verschlüsselung gewährleistet.
Nextcloud Passwords bietet eine Weboberfläche zum Verwalten der Passwörter, komfortabler ist jedoch die Nutzung der Browser-Erweiterungen für Firefox und Chrome-basierte Browser. Diese erkennen automatisch, wenn neue Passwörter eingegeben werden und bieten an, diese zu speichern. Sie können auch neue, sichere Passwörter generieren. Auf Mobilgeräten kann die Nextcloud Passwords App (Android und iOS) als AutoFill-Provider systemweit genutzt werden.
Nextcloud External Sites
Die App External Sites ist ein kleines, aber feines Werkzeug, um Verknüpfungen zu anderen Webseiten direkt in das Nextcloud-Menü zu integrieren. Diese externen Seiten werden dann innerhalb der Nextcloud-Oberfläche in einem iFrame geöffnet. Dies kann nützlich sein, um beispielsweise Dashboards von anderen Diensten oder häufig genutzte Web-Anwendungen schnell zugänglich zu machen, ohne Nextcloud verlassen zu müssen.
Es ist zu beachten, dass nicht jede Webseite das Einbetten in iFrames erlaubt.
OnlyOffice/Collabora Online
Nextcloud kann durch Integration einer Office-Suite wie OnlyOffice oder Collabora Online zur vollwertigen Alternative zu Google Docs oder Office 365 werden. Dies geschieht über eine spezielle Connector-App in Nextcloud und einen separat laufenden Dokumenten-Server der jeweiligen Office-Suite. Egal welcher Dokumenten-Typ. Die Ähnlichkeit zu anderen bekannten Cloud-Diensten läßt mich dann doch lieber Nextcloud Office nutzen:
Die erstellten Dokumente können in Nextcloud erstellt und kollaborativ bearbeitet werden. Dies bietet den Komfort bekannter Office-Lösungen bei voller Datenhoheit.
Nextcloud Custom Menu: Das Menü individualisieren
Mit der App Custom Menu lässt sich die linke Navigationsleiste in Nextcloud an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Es kann eine zweite App-Liste erstellt werden, die über eine neue Menüschaltfläche oben links zugänglich wird.
In den Einstellungen der App kann definiert werden, welche installierten Apps in der Hauptnavigationsleiste (Top-Menü) und welche in der benutzerdefinierten Seitenleiste angezeigt werden sollen. Zudem lässt sich festlegen, ob Apps in einem neuen Tab geöffnet werden sollen oder die aktuelle Ansicht ersetzen. Die Sortierreihenfolge der Apps ist ebenfalls anpassbar. Dies hilft, bei vielen installierten Apps den Überblick zu behalten und häufig genutzte Funktionen schneller zu erreichen.
Nextcloud Photos
Nextcloud Photos hat in den letzten Versionen erhebliche Fortschritte gemacht und ist eine gute Alternative zu Cloud-Foto-Diensten. Es unterstützt Alben, das Bearbeiten von Fotos (Filter, Zuschneiden etc.), das Teilen mit anderen Nutzern und kann sogar Gesichter erkennen, um Fotos Personen zuzuordnen und das Auffinden zu erleichtern.
Ich bin zugegebenerweise immer wieder hin- und hergerissen, und kann mich nicht entscheiden, ob ich bei immich bleiben soll, oder wieder zu Nextcloud Photos zurückkehren soll.
Michael Meister
Mittels der Nextcloud Mobile App (für iOS und Android) können Fotos vom Smartphone automatisch auf den Nextcloud-Server hochgeladen und synchronisiert werden. Die in der Weboberfläche erstellten Alben werden jedoch nicht direkt als Ordner auf dem Dateisystem abgebildet und synchronisiert, was für manche Workflows ein Nachteil sein könnte.
Nextcloud Files
Natürlich darf die Kernfunktion von Nextcloud nicht unerwähnt bleiben: die Files App. Sie ist die Basis für die Dateisynchronisation und -verwaltung. Dateien und Ordner können einfach per Drag & Drop, über das Kontextmenü oder die mobile App hochgeladen und verwaltet werden.
Wichtige Funktionen sind das Teilen von Dateien und Ordnern mit anderen Nextcloud-Nutzern oder extern über passwortgeschützte Links, die Versionierung von Dateien und die Synchronisation mit dem Desktop-Client sowie den mobilen Apps. In Verbindung mit einer Office-Suite wie OnlyOffice können Dokumente direkt aus der Files-App heraus bearbeitet werden. Im Gegensatz zu anderen Cloud-Diensten können Dateien, die mit anderen Nutzen geteilt wurden, zeitlich beschränkt werden. Aber auch ganze Ordner, die man freigegeben hat, können dazu genutzt werden, dass Dateien von anderen Nutzern hochgeladen werden dürfen - auch zeitlich begrenzt natürlich.
Ich habe in den globalen Einstellungen eingetragen, dass geteilte Dateien immer nach 14 Tagen ihre Freigabe verlieren. So sammeln sich keine Unmengen an Freigaben an, wie bei Google Drive oder Dropbox.
Fazit
Nextcloud ist eine sehr vielseitige Plattform, die viel mehr kann als nur Dateien speichern. Dank zahlreicher Erweiterungen (Apps) lassen sich viele weitere Funktionen nutzen – zum Beispiel für Nachrichten, Notizen, Wissenssammlungen, Aufgabenverwaltung, Passwortspeicherung oder sogar gemeinsames Arbeiten an Dokumenten.
Ein großer Vorteil: Alle Daten bleiben unter eigener Kontrolle, da Nextcloud selbst gehostet wird. Das macht die Plattform zu einer starken Alternative zu kommerziellen Cloud-Diensten. Diese locken oft mit günstigen Einstiegspreisen, werden später aber teuer – und die Nutzer geben dabei auch noch die Kontrolle über ihre Daten ab.
Im Gegensatz dazu hängt bei Nextcloud der Speicherplatz nur von der eigenen Festplatte ab – man zahlt also nicht für jedes zusätzliche Gigabyte extra. Deshalb ist Nextcloud nicht nur für Privatanwender interessant, sondern auch für Organisationen, die unabhängig und datensouverän arbeiten möchten.
Kurz gesagt: Nextcloud ist der Schlüssel, um sich von den großen Cloud-Anbietern zu lösen und die Kontrolle über die eigenen Daten zurückzugewinnen.